Нужна ли бизнесу автоматизация процессов? Выступление TQM systems на Hoteliero 2016

01.09.2016

На сегодняшний день есть масса всевозможных программных продуктов для бизнеса. Априори многие говорят о том, что надо автоматизировать тот процесс, этот процесс. Прежде чем окунаться в стихию процесса автоматизации, стоит изначально задаться вопросом: нужна ли действительно автоматизация бизнесу?

Вопрос не такой простой, как кажется сначала. Потому что для каждого бизнеса, для каждого этапа уровень этой автоматизации совершенно разный. И, соответственно, нужна или не нужна автоматизация определяется, с моей точки зрения, эффективностью и всегда деньгами.

Первый тезис, который стоит отметить, что автоматизация процесса не должна уменьшать эффективности самого процесса.

Второе, что каждая автоматизация должна иметь какой-то экономический эффект. Текущий или долгосрочный.

Тенденции
Каковы тенденции. Как IT повлияло на сегодняшний мир и каковы сейчас тренды непосредственно в вашей отрасли. Сегодня , на конференции Hoteliero 2016, предыдущими докладчиками уже ни раз упоминалось, как всемирно известная интернет-площадка Airbnb изменила подход к бизнесу. Технологии все чаще заставляют шевелиться казалось бы такие устойчивые и долговечные бизнес-модели: это все IT!

В основном это какие-то сервисы, которые вынесли определенные процессы во внешний мир. И это действительно впечатляет, как за столь короткие промежутки времени технологии изменяют структуру продаж. В случае гостиничного бизнеса красноречивым примером является web-сервис booking.com, который в некоторых случаях уравнял гостиничные сети с 10ти летней историей и молодые отели, опять же с помощью it-технологий.

Все это, собственного говоря, и есть текущие информационные технологии.

Если говорить о влиянии технологий на рынок есть еще один очень интересный пример на Американском рынке гостиничного бизнеса: один из it-стартапов, предложил собственниками отельного бизнеса на первый взгляд «выгодную для всех сторон» модель: скупая практически «по себестоимости» % гостиничных номеров, которые по годовой статистике продаж отеля всегда оставались невостребованными и пустовали (т.е. владельцам на первый взгляд было выгодно получить за них хоть какую-то долю прибыли), ребята с помощью веб-сервиса эти незанятые пустующие номера распродавали со значительной скидкой. Через какое-то время получилось так, что люди просто перестали бронировать в отеле номера и искали только эти «невостребованные», которые предлагались на сервисе со значительными скидками. В результате % неиспользованных по статистике за год номеров остался тот же, только профит получаемый отелями сократился до уровня себестоимости. Это модель так называемых «канибалистических» стартапов, которые в течении определенного времени пожирают рынок и сами себя. Постепенно ситуация дошла до необходимости вмешательства на законодательном уровне, и в некоторых штатах Америки принято в отельной отрасли не использовать данный продукт в принципе как таковой.

Технология API.
Сейчас немножко технических терминов. Этот базис будет использоваться дальше: как и где это применимо.

API — сегодня большинство систем построено при использовании этой технологии. Так как мы говорим на Hoteliero конкретно о гостиничном бизнесе, то здесь наиболее частое пересечение в частности с системами интернет бронирования и размещения своих услуг на сторонних площадках поиска свободных номеров. Соответственно, здесь возникает необходимость по взаимодействии с внутренней учетной системой предприятия.

Это построение интерфейсов таким образом, что внешне по отношению к какой-то системе имеют к ней доступ для получения тех или иных данных. Давайте посмотрим где данные технологии могут быть применимы и как это относится к нам непосредственно.

На сегодняшний день, почти у каждого бизнеса уже есть какая-то система автоматизации. Если говорить об отрасли гостиничного бизнеса, то зачастую это системы бронирования гостиничных номеров, системы управления рестораном, системы складского учета, системы бухгалтерского учета и этот список можно продолжать: это заработные проекты, это управленческая отчетность и так далее.

Они могут быть реализованы как на платформе 1С Предприятие, так и располагаться на каких-то других платформах. В том числе это могут быть какие-то сервисы, использующие облачные технологии. Все это объединяется с помощью API. Где мы это можем применить?

Мы можем это применить решая задачи по объединению и взаимодействию между учетной и управленческой системой. Чем больше информации у нас находится внутри одной единственной системы, тем эта система становится менее стабильной с точки зрения усложнения этой системы это раз.

Во вторых с точки зрения стабильности взаимодействия этой системы. Если мы автоматизируем нашу деятельность отельного бизнеса полностью в одной системе, то если по какой то причине она час будет простаивать то ваши сто сотрудников, которые там работают, они вот этот час можно умножить на их заработную плату мы получим экономический эффект от простоя этой системы.

Если мы говорим что система букинга, система ресторана и система управленческой отчетности расположены независимо друг от друга простой этой системы умножится только на тот коэффициент который относится к конкретным сотрудникам это раз. Во вторых, собственно говоря, безопасность остановки ресторана гораздо важнее чем система управленческого учета, через час мы получим этот отчет или через два и совсем неприменимо когда нам надо там какие то испытывать неудобства при обслуживании заказчика, который ждет свой заказ или счет.

Связки с сайтом всевозможные. Это обратная связь, отзывы, управление. Все это опять же работает по протоколам, которые вы можете получать. Если говорить концептуально, весь этот пул систем, которые вы используете, неважно на каких платформах они расположены, вы можете объединить в сервисную шину, которая будет строить между собой обмен той или иной информацией. При этом можно безопасно усовершенствовать какую- то другую систему.

Есть два пути. И вот API интерфейсы позволяют двигаться по пути «эволюции», а не «революции». Когда мы там начали когда-то внедрять 5 лет назад какую-то систему для ресторана, и на сегодняшний день она морально устарела. Время идет, технологии меняются, на сегодняшний день есть прекрасные решения для смартфонов, для планшетов, и нам захотелось иметь заказ с планшета делать, наша текущая систем это не позволяет. Нам надо либо менять абсолютно всю систему, которой мы автоматизировались, либо иметь API доступы, для того чтобы вот это сделать.

Одно из таких направлений это собственно сайт. Зачастую у многих он является абсолютно оторванным и независимым от текущей системы. У некоторых есть там система бронирования. Хотя, в действительности, на сайте могут быть расположены абсолютно все сервисы и услуги которые вы оказываете, которые могут через него делаться. И работать собственно через API c вашей внутренней учетной системой.

Связка с системами букинга. Она думаю всем довольно хорошо знакома, когда вы располагаете и получаете заказы через определенную сеть. Работает, собственно говоря, через технологию API.

Связка с системами поставщиков. Эта тема довольно новая и интересная тема. Она сейчас начала только недавно выходить на свой новый виток.

Если заглянуть немножко в историю, то лет так 25 назад началась система укрупнения. Стал популярным «реинжиниринг бизнес-процессов», там еще какие-то вещи и занесение всей функциональности, всего управленческого учета в единую систему через какое то время... Почему? Потому что технологически обмениваться между разными системами было довольно сложно. И поэтому, собственно говоря, все пытались сделать единым информационным полем.

Через какое-то время системы начали делиться, потому что сейчас стало доступно в онлайне трекать какие-то данные, которые нам надо и получать их в другом приложении. При этом связи какой-то прямой внешних файлов система не имеет. Что имеется в виду? На сегодняшний момент я считаю что это следующий тренд, который будет развит в корпоративных системах учета.

На сегодняшний день система взаимодействия между отелем (неважно каким бизнесом), отелем который заказывает там туалетную бумагу у своего поставщика и делает это регулярно, она выглядит все равно через промежуточное звено. Тут есть закупщик, там менеджер по продажам, которые взаимодействуют и что-то делают. Следующими системами будет когда управленческая система покрывает функционал нескольких компаний. Компанию потребителя, компанию поставщика и так далее вплоть до завода. Когда у вас что-то заканчивается и у вас остается в системе какое-то количество туалетной бумаги, будем на ней дальше пример приводить, то поставщик об этом система его нотифицирует, что через такое-то время вам надо доставить. У него и у вас как бы единое информационное поле образуется. Естественно вы все там настраиваете, кто и когда и какой поставщик и что получает.

Раньше мы были изолированы от мира с токи зрения автоматизации, зачастую мы автоматизировали наши внутренние процессы для того чтобы как то улучшить, ускорить, сэкономить, эффективнее управлять. Сейчас же это можно выносить уже на уровень выше и вот это управление переносится в плоскость когда мы уже руководим и управляем нашими поставщиками, теми или иными внешними процессами.

И как собственно это конвертировать в деньги?

То есть то, с чего я начинал. Все это, с одной стороны, если этого не делать, то через какое-то время естественно вас обгонят те люди, которые это делают.

С другой стороны эффективность системы автоматизации заключается в том, что за одни и те же деньги (всегда нужно руководствоваться этим принципом), мы делаем больше и эффективнее.

Мы делаем и автоматизируем процесс и это позволяет нам — масштабировать допустим. Технически мы же можем вообще не автоматизироваться. Мы можем нанять массу людей, которые будут делать все это вручную: обрабатывать, сводить, счетать и сдавать. Технически это возможно? — Возможно. Но мы это делаем для того чтобы наши процессы улучшились, ускорились и стали более качественными.
Поделиться: